Как не потеряться в файлах

Порядок держится на нескольких привычках. Необязательно начинать с переноса всего, что накопилось за годы.

Одно место для новых материалов

Создайте папку «Входящее». Складывайте туда новые загрузки, сканы и документы, которым ещё не нашли место. Разбирайте её небольшими порциями: назвать файл, определить тему, перенести в нужную папку.

Рабочий стол и папка загрузок могут оставаться временными местами, но не единственным архивом.

Имя должно объяснять содержимое

Используйте знакомые слова, по которым сами стали бы искать документ. Если дата важна, ставьте её в начале в порядке «год-месяц-день»: так имена естественно сортируются.

Не называйте несколько разных версий «финал». Для черновиков достаточно последовательного номера, а готовый документ можно положить в отдельную папку «Готовое».

Неглубокая структура

Сначала тема, затем год или конкретная задача. Если для сохранения одного файла приходится выбирать между десятью почти одинаковыми папками, структуру стоит упростить.

• Документы: материалы, которые нужно быстро найти.
• Проекты: всё, над чем ещё идёт работа.
• Архив: завершённые дела, которые пока нужны.

Удаляйте без спешки

Одинаковые названия не означают одинаковое содержимое. Перед удалением дублей сравните размер и дату, а важные документы откройте. Спорные файлы удобнее временно собрать отдельно, чем удалять в процессе сортировки.